İmza törenine ÇOMÜ Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Metehan Uzun, TÜRKSAT Genel Müdür Yardımcısı Cemal Tunalı ve TÜRKSAT Bilişim İş Geliştirme ve Proje Yönetim Direktörü Ömer Faruk Çöllüoğlu da katıldı. ÇOMÜ için tarihi önemi olan bu imza, belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerinin belli bir plan dâhilinde yürütülmesi ve kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konulmasını sağlayacak. Rektör Acer, yaptığı açıklamada; yapılan sözleşmeyle ÇOMÜ´nün Elektronik Belge Sistemi´ne (EBS) sahip olan üniversiteler arasında yer alacağını belirterek bu alanda ÇOMÜ´nün hak ettiği yerde olmasının sağlanacağını ifade etti. Bu nedenle imza ile birlikte 2016 yılı başında üniversitenin tüm birimlerinin bu sisteme geçişi için var güçleri ile çalışacaklarını, gerekli donanımın alınması ve kullanıcı eğitimlerinin tamamlanması için yoğun bir çalışma temposu içerisine gireceklerini söyledi. Gerek kurum içi birimler arası yazışmalar ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan bu sistemin ÇOMÜ açısından tarihi bir dönüm noktası olacak birçok avantajları bulunmaktadır. Kağıt-Toner ve Zaman İsrafına Son Verilecek; Kelime hataları vb. nedenlerden aynı yazının birkaç kez yazılıp çıktı alınmasının önüne geçilecek, Bilgi amaçlı bir belgenin tüm personel için defalarca çoğaltılmasına gerek kalmayacak, Dağıtımlı evrak yazabilmek için harcanan vakitten tasarruf edilecek, Kampüs içinde ve ilçelerde evrak dağıtımı çok daha hızlı ve ekonomik yapılacak, araç kullanımı ve personel yönünden tasarruf sağlanacak. Evrakların İmza İçin Dolaştırılması Azalacak; Kurum içi evrak üretimi tamamen EBYS üzerinden olacaktır, Kurum dışı gelen evrak, ?Evrak Kayıt? biriminde taranarak sisteme aktarılacaktır, Birim içi veya birimler arası paraf, imza ve bilgi için evrak dolaşımı çok azalacaktır. İşlemler Sistemli ve Zamanında Yapılacak; Yapılacak işlerin takibi kolaylaşacak, Biriken işler önem sırasına göre elektronik ortamda tek bir işlemle sıraya konulabilecek, İşlerin zamanında ve sistematik yapılabilmesine olanak sağlanacak, Bir işlemin kim tarafından, hangi gün saatte yapıldığı kolaylıkla takip edilebilecek, gecikmelerin önüne geçilecek. Fiziksel Arşivler Azalacak Okunacak her yazı için çıktı alınmasına, Her evrakın defalarca çoğaltılıp kağıt olarak saklanmasına, Evrak yığınları ile dolu arşivlerin oluşturulmasına gerek kalmayacak, Arşiv için ayrılacak birçok mekânın diğer hizmetler için kullanılması imkânı oluşacaktır, İşlerin Zamanında Yapılması Sağlanacak EBYS yazılım üzerinde evrak sayı alma işlemi gerçek zamanda gerçekleşmektedir. İşlemler silsile halinde aynı sistem içerisinde iş akışı oluşturmaktadır. E-imza ile imzalanan belgenin üst veri kayıtlarında zaman damgası bulunmaktadır.
